In einer Welt, in der die Digitalisierung immer mehr an Bedeutung gewinnt, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Ein Schlüsselaspekt dieser Optimierung ist der Übergang von traditionellen, papierbasierten Unterschriften zu digitalen Signaturen. Digitale Signaturen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die nicht nur die Effizienz und Sicherheit Ihrer Geschäftsabläufe steigern, sondern auch Kosten senken und zur Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens beitragen. In diesem Artikel betrachten wir die fünf zentralen Vorteile digitaler Signaturen:
- Zeitersparnis: Digitale Signaturen beschleunigen Ihre Geschäftsprozesse erheblich.
- Erhöhte Sicherheit: Sie bieten verbesserte Sicherheitsmaßnahmen und vermindern das Risiko von Betrug.
- Flexibilität: Digitale Signaturen ermöglichen das Unterzeichnen von Dokumenten von überall aus, was die Fernarbeit unterstützt.
- Kosteneffizienz: Sie reduzieren Druck- und Papierkosten erheblich.
- Umweltschutz: Der Übergang zu digitalen Signaturen trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei und unterstützt Ihre Nachhaltigkeitsziele.
Im Folgenden erörtern wir, warum diese Aspekte für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind und wie digitale Signaturen konkret dazu beitragen, Ihre Geschäftsabläufe zu verbessern.
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So helfen elektronische Signaturen, Ihr Unternehmen zu digitalisieren
Der Wechsel von Papier und Tinte zu digitalen Signaturen wird die Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse maßgeblich verbessern. Sie sparen Zeit und Geld und haben dadurch die Möglichkeit rasant zu wachsen. Folgende Vorteile bieten Ihnen digitale im Vergleich zu papierbasierten Unterschriften.
| Probleme mit nassen (papierbasierten) Unterschriften | Wie digitale Signaturen dieses Problem lösen | Warum das wichtig ist |
| 1. Nasssignaturen sind langsam zu koordinieren und benötigen viel Zeit. | Digitale Signaturen sind sofort umsetzbar und sparen Ihnen Minuten, wenn nicht sogar Stunden pro Dokument. | Zeit ist Geld. Verschwenden Sie sie nicht mit der Jagd nach Unterschriften. |
| 2. Papier kann leicht kopiert, verändert und gefälscht werden. | Digitale Signaturen sind rechtsgültig und bieten hervorragende Sicherheitsmaßnahmen und Prüfpfade. | Schützen Sie sich vor Betrug wie z.B. Identitätsdiebstahl. |
| 3. Die Unterzeichnung von Papierdokumenten erfordert die physische Anwesenheit von Personen. | Digitale Signaturen können von überall aus geleistet werden. | Fernarbeit und Home Office wird sich durchsetzen – lassen Sie nicht zu, dass dies Ihr Unternehmen ausbremst. |
| 4. Das Drucken auf Papier ist teuer. | Bei Digitalen Signaturen fallen keine Druckkosten an. | Sie reduzieren Ihre Ausgaben. |
| 5. Papier wird aus Bäumen hergestellt – eine endliche Ressource. | Digitale Signaturen sind vollständig digital. | Erfüllen Sie Nachhaltigkeitsstandards. |
Schauen wir uns im Detail an, wie problematisch die Nutzung von papierbasierten Unterschriften ist und wie digitale Signaturen die Problempunkte lösen.
1. Mit digitalen Signaturen sparen Sie Zeit – und beschleunigen Ihre Geschäftsabläufe
Unterschriften auf Papier sind zeitaufwändig. Die Dokumente müssen an den Drucker gesendet und ausgedruckt werden. Anschließend müssen die Dokumente sortiert und zur Unterschrift an Person A gegeben und danach an Person B gesendet werden. Eine enorme Zeitverschwendung, welche mit zunehmender Komplexität und der Anzahl der Personen, die unterschreiben sollen, noch zunimmt.
Die Verwendung von digitalen Signaturen ist genau wie die E-Mail – sie erfolgt sofort. Ganz gleich, ob es sich um ein Dokument handelt, das von Ihrem Kollegen von nebenan, von Ihrer Anwaltskanzlei am anderen Ende der Stadt oder von dem Kunden, der gerade auf den Bahamas Urlaub macht, gesendet wird:
Sie können alles Nötige innerhalb weniger Sekunden unterschreiben, sofort nachdem die andere Partei das Dokument an Sie gesendet hat.
In einer immer komplexeren Welt hängen viele Prozesse voneinander ab. Wenn niemand mehr darauf warten muss, dass Sie – oder jemand aus Ihrem Team – etwas unterschreibt, werden Sie wahrscheinlich sofort eine Steigerung Ihrer Geschäftsabläufe feststellen.
2. Digitale Signaturen sind rechtsgültig und sicherer als nasse Unterschriften
Unterschriftsbetrug ist weit verbreitet – das Fälschen von Unterschriften ist ein Geschäft, das wahrscheinlich so alt ist wie die Unterschrift selbst. Ohne den aufwendigen Prozess die Echtheit einer Unterschrift amtlich zu prüfen, können Papierdokumente nicht einfach überprüft werden. Darüber hinaus gibt es in der Regel keine Möglichkeit, den Weg eines Dokuments zurückzuverfolgen, sodass niemand weiß, wer es unterwegs bearbeitet oder gar verändert hat.
Die meisten Anbieter von digitalen Signaturen bieten eine sichere digitale Verifizierung. Normalerweise handelt es sich dabei um einen digitalen Stempel, der alle verfügbaren Informationen über die unterzeichnende Person enthält: Uhrzeit, Datum, IP-Adresse, Browserinformationen und so weiter.
Eine gefälschte Bestellung von Büro-Snacks ist zwar ärgerlich, aber relativ harmlos. Betrug kann jedoch verheerende Folgen haben, wenn es um personal-, rechts- oder verkaufsbezogene Dokumente geht. 100 % überprüfbare und rechtsgültige Unterschriften sind die einzige Möglichkeit, dass Sie sich keine Sorgen mehr über gefälschte Dokumente machen müssen.
3. Mit digitalen Signaturen können Sie von überall aus unterschreiben
Heute nimmt die Anwesenheit im Büro ab, und WFH (Work from Home, Arbeit von zu Hause) wird die neue Normalität. Fernarbeit ist generell weltweit auf dem Vormarsch, ein Trend, der in den letzten drei Jahren stark beschleunigt wurde. Viele Menschen nutzen ihre neue Möglichkeit von überall aus zu arbeiten. Darüber hinaus werden flexible Arbeitszeiten immer beliebter, sodass sich das gesamte Team immer seltener zur gleichen Zeit im Büro befindet.
Bei digitalen Signaturen spielt der Ort keine Rolle. Mit der Möglichkeit, von jedem Computer oder sogar Telefon aus zu unterschreiben, ist die Arbeit an entfernten Standorten genauso bequem, wenn nicht sogar noch bequemer als die Arbeit im selben Büro. Solange eine Internetverbindung und ein Eingabegerät vorhanden sind, können digitale Signaturen von überall aus durchgeführt werden.
Die meisten Besprechungen finden heute virtuell statt; die Möglichkeit, sich nicht um die physische Anwesenheit der Unterzeichner kümmern zu müssen, hebt die Fernarbeit und die damit verbundenen Freiheiten auf die nächste Stufe. Ganz gleich, wo sich Ihr:e Chef:in, Assistent:in, Kolleg:in oder Kund:in gerade aufhält – Sie können seine/ihre Unterschrift sofort einholen und zum nächsten Punkt der Tagesordnung übergehen.
4. Mit digitalen Signaturen können Sie Druckkosten einsparen
Der Druck einer einzigen Seite ist günstig. Der Druck von Tausenden von Seiten ist teuer. Hinzu kommen die Kosten für den Drucker selbst, die in die Tausende gehen können, wenn Sie ihn kaufen, oder eine beträchtliche Summe pro Monat, wenn Sie ihn leasen. Rechnet man noch die Kosten für die Zeit hinzu, die damit verbracht wird, Dokumente zu drucken, summiert sich die Summe schnell zu einem erheblichen Betrag.
Mit elektronischen Signaturen gehören teure Druckkosten der Vergangenheit an. Wenn Sie digitale Signaturen verwenden, gibt es kein Szenario, das den Ausdruck von Dokumenten erfordert. Nicht nur, dass alle Dokumente vollständig digital sind und daher in beliebiger Menge produziert werden können, auch Änderungen erfordern keinen erneuten Druck von möglicherweise Hunderten von Seiten: Das Dokument kann widerrufen werden, und nachdem die Änderung vorgenommen wurde, wird es einfach erneut zur Unterzeichnung versandt.
Die Kosteneinsparungen für jedes Unternehmen sind sofort spürbar. Im Laufe der Zeit und insbesondere bei komplexeren Dokumenten, die möglicherweise Änderungen in letzter Minute oder die Unterschriften mehrerer Parteien erfordern, können die Kosten, die sowohl für den Druck als auch für die physische Bearbeitung der Dokumente eingespart werden, einen erheblichen Unterschied in der Bilanz ausmachen.
5. Digitale Signaturen helfen, die Umwelt zu schonen
Papier mag zwar billig in der Anschaffung sein, aber die Kosten für die Umwelt sind erheblich. Drucker verbrauchen Papier viel schneller, als Bäume nachwachsen können, wodurch ein immer größeres ökologisches Ungleichgewicht entsteht. Je weniger Papier wir verwenden, desto besser für uns – und für die Generationen nach uns.
Wenn man dann noch die Kosten für das Fällen der Bäume, die Verarbeitung zu Papier, die Verpackung und den Transport des Produkts zum Verkaufsort und die Anzahl der Plastikverpackungen, die nach dem Verbrauch des Papiers in einer Verpackung weggeworfen werden, hinzurechnet, wird schnell klar, dass Papier nicht so harmlos ist, wie es scheint.
Keine Papierverschwendung mehr. Elektronische Signaturen sind vollständig digital und erfordern absolut kein Papier bei der Beschaffung von Unterschriften. Zwar gibt es das Argument, dass ein Computer oder ein Telefon Strom benötigt, um digitale Signaturen zu verarbeiten, und es stellt sich sogar die Frage, wie diese Geräte hergestellt werden, aber die Waage neigt sich doch stark zugunsten der Digitalisierung:
Der für den Versand eines einzigen Dokuments benötigte Strom ist vernachlässigbar, und während der Lebensdauer eines Computers können Hunderttausende von Dokumenten versendet werden, so dass die Umweltkosten jedes Dokuments weit unter den Kosten liegen, die durch das Fällen von Bäumen für den Druck auf Papier entstehen.
Der Schutz der Umwelt liegt in der Verantwortung jedes Einzelnen – sowohl von Privatpersonen als auch von Unternehmen. Abgesehen von dieser unmittelbaren Befriedigung ist die Verringerung des Papierverbrauchs auch ein bedeutender Schritt in Richtung Umweltfreundlichkeit, der ein starkes Signal aussendet und aus Sicht der Öffentlichkeit ein positives Licht auf das Unternehmen werfen kann.
Abschließende Überlegungen
Einige Fakten sind unbestreitbar: Immer mehr Menschen arbeiten remote. Wenn ein Unternehmen wächst, wird es exponentiell schwieriger, die Koordination und vor allem die persönlichen Aktivitäten zu organisieren.
Neue Technologien machen das Fälschen herkömmlicher Unterschriften einfacher denn je und lassen Zweifel an der Gültigkeit jedes manuell unterzeichneten Dokuments aufkommen. Und nicht zuletzt verschwinden die Bäume in alarmierendem Tempo, was uns zwingt, unsere Verwendung von Papier zu überdenken, um ein ökologisches Gleichgewicht zu wahren.
Der traditionelle, papiergestützte Unterschriftsprozess leidet unter all den oben genannten Problemen – oder beschleunigt sie. Eine einfache Maßnahme wie die Umstellung auf digitale Signaturen kann der entscheidende Schritt sein, damit all dies der Vergangenheit angehört und Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren wirklich florieren kann.